一个平台 中智药业用消费行为数据监管销售出勤 人均费用下降30%

为了进一步实现企业降本增效，近些年我国许多医药企业陆续从过去的直营模式转型为代理模式，转型之后直销人员成本进一步降低，业务市场也实现了快速拓展，一直被行业誉为中药破壁饮片技术的研发者、新型破壁草本品类开创者之称的「中智药业集团」就是其中之一。

今天，中智药业集团300多人的自营销售团队已覆盖了全国近90000家门店渠道。中智药业集团CFO赖颖盛表示：“虽然模式转变了，但一年的各类差旅费用加总有2000多万，是笔不小的数目”。

前置消费规则，告别费用超规不知晓

中智药业集团是既是制药企业也是高科技企业，坐落在广州中山，旗下有着12家子公司，渠道遍布全国。改为代理模式后，中智药业集团每月销售人员进行商务洽谈、产品培训、门店总部拜访的门店有90000家门店。赖颖盛表示：“现在平均每月每位业务员至少有10天的时间在出差，每月产生的费用报销金额近200万，需要一个强有力的后台体系给予支持。

中智药业集团

一直以来，中智药业集团采取的是集团总控的模式管理报销，各事业部都是独立分配定额费用。为了保障业务出差效率，中智药业集团的各子公司对事前差旅审批设置的相对简单，在费用范围内的支出大多数无需领导事前审批，但烦恼的是业务人员并不清楚所在事业部是否有费用，此外各地区业务员的差标不同，这两个原因使得集团经常出现报销超标的问题，而且在事后审核起来也十分麻烦。但这一现象在2021年集团全面上线分贝通之后得到了极大的改变。

分贝通采取的是事前管控的方式，可以将集团各销售大区的差标、各级别员工的权限、差标规则等事前配置到系统，还可在系统内灵活调整。

赖颖盛认为：“财务应该是业务的赋能部门，但因为报销，过去我们的财务和业务就像警察抓小偷，这种状态非常不好。但现在我们只需每个月将给到各事业部的额度配置到分贝通系统内即可，系统自动帮我们在业务下差旅订单时进行事前把关，如员工出差订票时点击了超出差标的选项，系统会立即提醒不符合公司差标，如果各事业部当月的额度用完了，订票时系统也会告知业务人员额度不足，这样的方式让我们非常省心”。

出差免报销，一年约节约50万的人力成本

12家子公司让各事业部的员工报销规范很难统一，因为报销单填写不规范、不清楚部门费用情况等问题超差标，使得报销经常被财务驳回，产生不愉快。而财务也十分辛苦，即便各事业部后台审核处理报销问题的人员、财务加总有30多人也依旧没能彻底摆脱这一状况，最长的报销周期可达两三个月。但使用分贝通之后，这一点也彻底得到了解决。

分贝通的差旅管理模式采取的是一个平台聚合消费，员工免垫资、免报销的方式，不用贴票报销后，集团内部的“摩擦”和“埋怨”全部没有。“现在大家出差就直接在分贝通平台内预订，特别是一线销售人员预订完成直接出发，都是在规则内才能下单，回来之后也没有报销烦恼，在上线分贝通后，再没有出现过和财务争论报销错误的事情”。赖颖盛表示。

此外免报销的模式也使得财务人员的精力得到的了极大的释放。每月的差旅费用和分贝通直接对接开票，只需要7-8位全职财务便可完成全部的费用入账。赖颖盛表示：“现在分贝通给到的发票一定是合规的，我们内部很放心，而且过去很多攒票集中报销的情况也没有，每月票据都是时时产生按月给到我们，核对起来可以迅速匹配，上线分贝通一年以来，我们算了下仅是在提高人员效率，节约人力成本这个维度，换算费用大约已节省了50多万元。”

一个平台全面掌握销售行为数据，解决费用浪费

“我们费用管理上最大的改变是管理。过去我们想做差标分析、消费行为分析时，这些数据获取起来十分困难，也不全面，但现在我们的商旅、用车、用餐等各种消费全部是在分贝通一个平台上，各场景人员的消费数据也在一个平台沉淀数据，给我们分析前台业务人员的差旅行为提供了充分的数据抓手。”赖颖盛表示。

示意图：各场景消费数据分析

在使用传统报销模式时，中智药业集团的发票与凭证采用的是纯线下方式进行保管，没有电子档案储存。集团对往年的酒店、机票、打车等各类场景费用，单独花费情况并不清楚，在制定下年的差标时，也没有实时的数据做参考。但现在费用支出从审批、到预订、到支付、到入账全部的费用数据及行为数据都能留存在分贝通系统内，财务可以直接查看、调取所需数据。

赖颖盛表示：“过去我们制定下一年的差标总是滞后的，如集团给到各事业部的标准不一定适合各事业部真实需要的标准，但现在我们可以从后台清楚的看到各事业部在一二线城市、三四线城市每月各自的酒店、餐标都消费了哪些价格，有了这些数据，我们做差标就可以做参考了。”

此外，凭借详细数据，中智药业集团同还从数据内提取了员工的行为数据，并将行为数据与业务人员的考勤数据进行匹配，制作员工行为数据分析表，查看前端业务人员的执行情况。赖颖盛分享说：“我们按照自己的管理需要，每月会从后台调取数据，通过行为数据统计表能够十分清析的看到前端每一位业务员实际每天在做什么事情、有没有偷懒，工作负荷是不是太大等等，通过分贝通我们现在奠定了行的管理机制。”

“一年下来，我们现在基本找不到这些行为问题了，各事业部门的总监对我们财务部门的这项行为数据的监测给予了高度赞许。现在我们只需用之前一半的时间就能够看到整个事业部的费用支出情况，人均每月的费用成本同比去年降低了30%。”赖颖盛分享说。

因为相信，所以看见。接下来，中智药业集团还会进一步将更多的零散费用承接到分贝通一个平台内，服务不同类型的费用管理。此外中智药业集团也在推动下游渠道伙伴一起使用分贝通，充分获取整个链路的费用支出数据，更好的为前台业务管理赋能。

赖颖盛讲述：“分贝通让我们发现数字化不单单是一个工具，而是通过不同的软件工具让我们掌握更多的数字化能力，并将这些能力复制到其他管理方面，进一步降低企业成本、提高企业效率。”